Партионный учёт для селлера: из какой партии продан товар

Ответить, из какой именно поставки продана единица товара, можно только если партия была отмечена при приёмке и эта отметка сохранилась при перемещении и отгрузке. Одного артикула и даты продажи недостаточно: они помогают оценить себестоимость по правилу учёта, но не доказывают, из какой коробки товар попал к покупателю. Если партии смешались на складе и движения по ним не записывались, восстановить точную связь задним числом обычно нельзя.

Партия и цена на дату — разные ответы

Партионный учёт связывает движение товара с конкретным поступлением: у каждой партии есть дата приёмки, количество и закупочная стоимость. Когда товар списывают, учётная система фиксирует, из какой партии ушли штуки. Правило списания может быть FIFO (сначала поступившая партия списывается первой), средняя стоимость или другая принятая у вас схема. Это правило отвечает, какую стоимость отнести на продажу; само по себе оно не сообщает, какую физическую единицу собрал кладовщик.

История цены отвечает на другой вопрос: какая закупочная цена действует для артикула на дату продажи. Например, вы записали цену 400 ₽ с 1 апреля и 520 ₽ с 1 июня. Заказ от 15 мая будет рассчитан по 400 ₽, а заказ от 10 июня — по 520 ₽. Такой расчёт сохраняет историю изменения цены, но не показывает остаток каждой поставки и не привязывает заказ к номеру партии.

Поэтому фраза «продан товар из партии по 520 ₽» может означать две разные вещи: цена 520 ₽ действовала в день продажи либо конкретная единица действительно списана со склада из поставки, принятой по 520 ₽. Первое можно посчитать по истории цен и дате заказа. Для второго нужна цепочка складских движений с идентификатором партии.

Даже FIFO не всегда означает физическое подтверждение. Это способ распределить стоимость в учёте: из остатков сначала списывается наиболее раннее поступление. Если кладовщик взял коробку с другой полки, бухгалтерская оценка всё равно останется FIFO, а фактически уехавшая единица могла быть из более поздней партии. Поэтому отдельно решите, что вам нужно: единый способ оценивать себестоимость или прослеживаемость каждой отгрузки до документа поставщика.

Как проверить, из какой партии могла уйти продажа

Начните с данных, которые связывают остаток и заказ. Для каждой поставки заведите отдельный код партии и сохраните артикул, дату приёмки, принятое количество и закупочную стоимость. Затем записывайте перемещения и списания: сколько единиц и с каким кодом ушло на склад площадки, было возвращено или продано. Если несколько партий одного артикула лежат вперемешку, правило FIFO в таблице будет лишь расчётным допущением, пока склад не списывает товар по партиям и не передаёт эту отметку дальше.

В минимальном журнале пригодятся номер накладной или поставки, код партии, ваш артикул, дата и склад приёмки, количество годных единиц и их стоимость. Отдельно сохраняйте перемещения между своими складами, передачу на фулфилмент и возвраты. При возврате важно отметить, стало ли изделие снова доступно к продаже и к какой партии вы его отнесли. Иначе остаток в таблице постепенно перестанет сходиться с физическим.

Для уже состоявшейся продажи сверяйте дату, артикул и количество в отчёте с журналом остатков по партиям. Дальше возможны два результата: запись списания содержит код партии — связь подтверждена; есть только общий остаток артикула — можно рассчитать стоимость по принятому правилу, но нельзя уверенно назвать конкретную поставку. В последнем случае честнее сохранить пометку «расчёт по FIFO» или «по средней», чем выдавать предположение за факт.

Если поставка распределялась по нескольким складам, ведите остаток партии отдельно по каждому месту хранения. Перемещение между складами не меняет закупочную стоимость, но меняет доступное количество. Для частичной продажи списывайте количество, а не всю партию: один заказ может расходовать остаток нескольких поступлений. Так вы сможете объяснить и смешанную себестоимость по правилам своей системы, и разницу между расчётной оценкой и фактической комплектацией заказа.

Не начинайте сверку только с банковской выплаты: она объединяет много операций и не показывает складской источник каждой штуки. Найдите строку конкретного заказа или выкупа в отчёте продаж, возьмите её артикул, дату и количество, затем ищите соответствующее списание в журнале склада. Если такого журнала не было, сохраните результат как оценку по выбранному методу. Создать точную историю партий из суммы выплаты и текущего остатка невозможно.

Что покажет история себестоимости в «В плюсе»

В «В плюсе» закупочная цена хранится по артикулу с датами действия. Когда сервис считает прибыль заказа, он выбирает цену, действовавшую на дату продажи. Если цена изменилась, у заказов до и после даты изменения может быть разная себестоимость — даже когда артикул один. Подробно этот расчёт разобран в статье о себестоимости при смене закупочной цены.

История цены полезна и при поздней сверке: вы можете внести дату, с которой закупочная цена фактически изменилась, и увидеть расчёт по продажам в соответствующем интервале. Цена относится к артикулу, а не к отдельному приходу: если две поставки одного артикула лежали рядом, система не знает, какая из них была выбрана при сборке заказа. Внесение старой даты исправляет ценовой период, но не добавляет задним числом номера накладных к заказам.

Такая история не хранит количество единиц в каждой поставке, номера партий или связь «заказ — партия». Поэтому отчёт по прибыли помогает оценить продажи по заданным ценовым периодам, но не заменяет складскую систему партионного учёта. Посмотреть, как заводить и исправлять даты закупочной цены, можно в справке «Себестоимость и история закупочных цен».

Если вносите цену задним числом, укажите день, с которого она реально действовала, и проверьте продажи за этот интервал. Это исправит расчёт себестоимости по датам. Но если вам нужно доказать, какая именно поставка была отгружена, понадобятся накладные и учёт движений с кодом партии — цена в карточке товара этой связи не создаёт.

Как не потерять прослеживаемость дальше

До следующей поставки выберите способ учёта и закрепите его для всех партий: отдельные коды, остатки в штуках, журнал списаний и возвратов. Сопоставьте свои складские документы с отчётом продаж по артикулу, дате и количеству. Если маркетплейс или складской оператор не передаёт идентификатор партии обратно в отчёт, точность до конкретной единицы заканчивается на том шаге, где товар смешивается без отдельной отметки.

Если пока ведёте закупки в таблице, назначайте каждой поставке уникальный код и не переиспользуйте его после полного списания. Перед закрытием периода сверяйте начальный остаток плюс поступления минус списания с конечным остатком. Отдельно помечайте корректировки после инвентаризации: разница не должна растворяться в следующей закупке. Это не заменяет полноценную складскую систему, но помогает понять, где именно потерялась связь между товаром и документом.

Для финансового отчёта внесите закупочные цены с верными датами начала действия и проверьте заказы без себестоимости. Для ответа «из какой поставки продана эта штука?» ведите отдельный журнал партий и не приравнивайте цену периода к фактическому движению товара. Начать проверку прибыли по своим продажам можно после подключения кабинета к «В плюсе».